Quy trình ghi sổ sách kế toán chuyên nghiệp

Sổ sách kế toán dùng để ghi chép và lưu trữ về toàn bộ các nghiệp vụ tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế, có trình tự thời gian rõ ràng và có liên quan để doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp đều có một hệ thống sổ sách kế toán cho kỳ kế toán năm.

Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

• Trong sổ kế toán tổng hợp gồm có sổ nhật ký và sổ cái
• Trong sổ kế toán chi tiết gồm cso sổ, thẻ kế toán chi tiết

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ cái, sổ nhật ký, quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Có 2 loại ghi sổ sách kế toán là ghi bằng tay hoặc bằng máy. Phải thực hiện theo đúng quy trình về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của luật kế toán.

1, Mở số kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp phải có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi được in ra từ máy tính.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc đã kẻ sẵn, có thể đóng quyển hoặc để rời. Các tờ rơi của sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Trước khi dùng sổ kế toán phải thực hiện các thủ tục sau:

Đối với kế toán dạng quyển: trang đầu tiên phải rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ sổ, kế toán trưởng và người đại diện pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.

Đối với sổ tờ rời: Đầu mẫu tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Những tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người ủy quyền kí xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rơi.

2, Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ theo chứng từ kế toán đã được kiếm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế toán. Mọi sổ liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp pháp.

Doanh nghiệp chỉ được áp dụng 1 trong các hình thức kế toán sau để ghi sổ kế toán

• Hình thức kế toán nhật ký chung
• Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
• Hình thức kế toán trên máy tính
• Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp và phải tuân theo đúng quy trình sổ sách kế toán.

3, Khóa sổ

Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc những trường hợp khác theo luật quy định.

4, Sửa chữa sổ kế toán

Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ sổ kế toán bằng máy tính

Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy tính.

Trường hợp phát hiện sai sót khi đã nộp cho cơ quan nhà nước thì phải sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

Trường hợp sửa chữa ghi sổ kế toán bằng máy tính đều được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc phương pháp ghi bổ sung.

Nếu bạn ghi sổ bằng tay thì có các cách sửa chữa như sau

• Phương pháp cải chính
• Phương pháp ghi số âm
• Phương pháp ghi bổ sung

5, Báo cáo quyết toán năm đã duyệt

Khi công việc thanh tra, kiểm tra kết thúc và có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến sổ liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa chữa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán đó có liên quan theo phương pháp quy định.

Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối, dòng cuối của sổ kế toán năm trước có sai sót để tiện đối chiếu và kiểm tra.

Nếu bạn không có thời gian để làm sổ sách kế toán thì có thể sử dụng dịch vụ làm sổ sách kế toán của An Phát để thay bạn giải quyết hết các vấn đề liên quan để sổ sách kế toán.

Xem thêm: Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán chuyên nghiệp, uy tín